La toma de decisiones está inmersa en todas las etapas del proceso administrativo. Es considerada la tarea central de la administración, ya que se trata de la responsabilidad más importante para un administrador, gerente o director.

Concepto

La toma de decisiones es la elección de la mejor alternativa entre dos o más, para resolver un problema concreto.

Cuando en una organización las cosas se salen de control, se dice que se está ante un problema que debe analizarse: es el primer paso de la toma de decisiones.

Tipos de toma de decisiones:

A. Programadas. Los datos son adecuados y repetitivos, hay certeza y las condiciones frecuentemente son estáticas.

B. No programadas. Los datos son inadecuados, hay incertidumbre, las condiciones son dinámicas y se utilizan técnicas de planteamiento y control.

Etapas y proceso en la toma de decisiones:

El proceso general de la toma de decisiones se ilustra en la siguiente figura:

Por su parte, los matemáticos han propuesto una serie de pasos para solucionar un problema:

A. Diagnóstico del problema. Consiste en analizar la situación para determinar la causa de la desviación entre lo planeado y lo realizado.

B. Recolección de información sobre el problema. Para realizar un diagnóstico, es necesario contar con información que nos dé elementos para resolver un problema. Sin ella, difícilmente se podrá llevar a cabo un buen diagnóstico.

C. Análisis del problema. Estudio minucioso de todos los componentes para buscar alternativas de solución.

D. Generar alternativas. A través de diferentes técnicas, se desarrollan diversas alternativas de solución, tantas como sea posible.

E. Prueba y ajuste (experimentación). Los encargados de tomar las decisiones deben llevar a cabo pruebas a través de diferentes técnicas que permitan monitorear situaciones, sin poner en riesgo la decisión final.

F. Análisis de limitaciones. Los encargados de tomar las decisiones deben hacerlo considerando las restricciones de la empresa; es decir, para tomar una decisión es necesario tomar en cuenta que ésta siempre deberá estar subordinada a los objetivos de la organización, políticas, tiempo, oportunidades, etcétera.

G. Evaluación de alternativas. Sin duda, ésta es una de las etapas más importantes para los administradores. Una vez que se buscaron los cursos alternativos (después de evaluar fortalezas y debilidades), se deben evaluar cada una de las alternativas generadas, determinar sus alcances y limitaciones, a través de una comparación entre éstas y las metas que se trazaron con anterioridad, con el propósito de escoger la mejor, más viable y acorde con la realidad. En la mayoría de los casos, se utilizan técnicas como el análisis marginal, costo-beneficio y árboles de decisiones. Asimismo, la investigación de operaciones y otras técnicas matemáticas suelen ser útiles y tener aplicación considerable en la administración

H. Selección de una alternativa. Después de haber realizado el análisis anterior, en esta etapa se selecciona la alternativa más viable y se justifica por qué. Al decidir hay que considerar los factores tiempo, costo y objetividad de la decisión.

I. Toma de decisiones. Hecho el análisis correspondiente, hay que determinar la mejor alternativa para resolver el problema. Lo importante es tomar la decisión correcta.

J. Formulación del plan. De acuerdo con el problema y la decisión que se eligió, se debe fijar el plan (procedimiento, estrategia o programa).

K. Aplicación y control. Consiste en realizar la ejecución del plan y llevar el seguimiento de su comportamiento.