Organización

Los Organigramas

Conocidos también como cartas o gráficas de organización, son sistemas de organización en donde se representa con objetividad la estructura interna de una organización: niveles jerárquicos, líneas de autoridad, responsabilidad, comunicación, etcétera.

Son un diagrama en el que cada cuadro representa el nombre de un puesto superior (en algunos también se acostumbra poner el nombre de quien lo representa a través de la unión de los cuadros mediante líneas).

De esta manera, señalan la vinculación entre los departamentos, tanto de forma horizontal como vertical, a lo largo de las líneas principales de autoridad.

Los organigramas muestran únicamente las relaciones formales de autoridad (líneas de autoridad) para tomar decisiones, y puntualizan a los gerentes y al personal en general cuál es su posición y puesto dentro de la estructura organizacional; sin embargo, no expresan las relaciones informales de la organización, ni el grado de autoridad de cada puesto.

Además de ser una fuente oficial de consulta, los organigramas sirven para representar lo siguiente:

1.- La división que existe entre las funciones.

2.- Los niveles jerárquicos.

3.- Las líneas de autoridad y responsabilidad.

4.- Los canales formales de comunicación.

5.- La naturaleza, ya sea lineal o staff, del departamento.

6.-A los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etcétera.

7.-Las relaciones existentes entre los diversos puestos de la empresa, a lo largo y ancho, y en cada departamento o sección.

Criterios para elaborar un organigrama:

A. Claridad. Se recomienda que tengan el menor número de cuadros y puestos. Cada cuadro debe estar separado del otro.

B. Deben considerar los niveles jerárquicos. Normalmente deben comenzar con los niveles más altos y terminar con los jefes o supervisores de los últimos niveles.

C. Deben contener los nombres de funciones a desempeñar y no los de las personas. Si se desea que éstos aparezcan, entonces deben colocarse dentro del mismo cuadro. El nombre del puesto va con un tamaño de letra mayor, y el de la persona con una de menor tamaño.

D. Se debe usar sólo un tipo de figura para cada elemento. Se recomiendan rectángulos de igual tamaño.

E. Utilizar líneas. Se aplican para conectar las unidades y establecer las dependencias. (No deben terminar en flecha).

F. Mantener el mismo grosor de las líneas de conexión en todo el organigrama.

G. Las relaciones del staff se representan con líneas punteadas cuando son externas; y con líneas continuas de trazo fino si son internas,

Asimismo, todo organigrama debe llevar título, fecha de formulación, actualización, nombre de quien lo elaboró, aprobación y explicación de algunos símbolos o líneas que se consideren especiales.

Los organigramas pueden clasificarse por su objeto (estructural, funcional y especial), área (general y departamental) y contenido (esquemático y analítico); naturaleza: microadministrativos (corresponden a una sola organización), macroadministrativos (involucran a más de una organización) y mesoadministrativos (incluyen todo un sector administrativo)62; ámbito: generales (con información representativa hasta ciertos niveles jerárquicos) y específicos (muestran la estructura de una unidad administrativa); contenido: integrales, funcionales, de puestos, plazas y unidades; y representación: verticales, horizontales, mixtos y de bloque.

Formas como se pueden representar los organigramas:

A. Verticales

Es la forma común del organigrama que representa un organismo social. Se comienza con los niveles de mayor jerarquía hasta descender a los inferiores. Cada puesto es un cuadro, al que se añaden los cuadros de un nivel inferior a través de líneas que representan la comunicación de responsabilidad y autoridad. De cada cuadro del segundo nivel se sacan líneas que indican la comunicación de autoridad y responsabilidad a los puestos que dependen de él, y así sucesivamente.

Estos organigramas son fáciles de comprender e indican claramente los niveles jerárquicos, aunque tienen la desventaja que después de dos niveles es muy difícil indicar los puestos inferiores, para lo que se requeriría hacer organigramas muy alargados.

B. Horizontales

En este caso, los niveles jerárquicos comienzan representándose de izquierda a derecha. Indican los mismos elementos del organigrama vertical, sólo que inicia el nivel máximo jerárquico a la izquierda y se colocan los demás niveles sucesivamente hacia la derecha. Representar los organigramas de esta forma facilita su lectura, reduce su tamaño y permite apreciar mejor las líneas de autoridad formal por las que pasan los niveles jerárquicos.

C. Circulares

En este tipo de organigrama, los niveles jerárquicos son representados desde el centro hacia fuera. El nivel jerárquico mayor queda en el centro y de ahí hacia la periferia se muestran los demás niveles. En cada uno de esos círculos se coloca a los jefes inmediatos y se les liga con líneas que representan los canales de autoridad y responsabilidad.

En éstos es posible resaltar muy bien los niveles jerárquicos, disminuir la idea de los estatus más altos o bajos y colocar un número considerable de puestos en un mismo nivel. Con todo, no son muy utilizados, pues resultan confusos y difíciles de leer.

D. Mixto

Son una combinación de organigrama vertical y horizontal. Normalmente se presenta así por cuestiones de espacio.

E. Bloque

Se representan así:

SUBSECRETARIA B 5. DIRECCIÓN DEPARTAMENTO OFICINA OFICINA OFICINA. 5.2 DEPARTAMENTO OFICINA OFICINA OFICINA. 6. DIRECCIÓN. 6.1 DEPARTAMENTO OFICINA OFICINA OFICINA. 6.2 DEPARTAMENTO OFICINA OFICINA OFICINA. 1. DIRECCIÓN DEPARTAMENTO OFICINA OFICINA OFICINA. 1.2 DEPARTAMENTO OFICINA OFICINA OFICINA. 2. DIRECCIÓN. 2.1 DEPARTAMENTO OFICINA OFICINA OFICINA. 2.2 DEPARTAMENTO OFICINA OFICINA OFICINA. 3. DIRECCIÓN DEPARTAMENTO OFICINA OFICINA OFICINA. 3.2 DEPARTAMENTO OFICINA OFICINA OFICINA. 4. DIRECCIÓN. 4.1 DEPARTAMENTO OFICINA OFICINA OFICINA. 4.2 DEPARTAMENTO OFICINA OFICINA OFICINA.

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