Organización

Los Manuales administrativos

Un manual es un documento, carpeta o folleto de fácil manejo, en el que se encuentra en forma detallada y sistemática información necesaria para auxiliar, guiar, orientar y uniformar la conducta y el trabajo a ejecutar por los miembros de una organización.

¿Para qué sirven los manuales?

A. Ayudan a mantener una sólida organización de las actividades.

B. Hacen que todos los miembros de la organización estén enterados de las funciones a desempeñar.

C. Delimitan funciones, actividades y responsabilidades.

D. Evitan duplicidad de funciones.

E. Sistematizan las actividades.

F. Permiten la evaluación de puestos.

G. Adiestran a los nuevos integrantes.

Elementos de los manuales:

A. Logotipo y nombre de la empresa

B. Índice

C. Objetivos

D. Antecedentes

E. Fecha de elaboración, modificación o actualización

F. Nombre de las personas que lo elaboraron

G. Instrucciones de uso

Clasificación de los manuales:

Tipos de manuales que se utilizan en una organización

De objetivos y políticas

Es un conjunto de objetivos propios de la empresa, expresados políticamente y algunas veces acompañados de reglas que ayudan a aplicar las políticas generales. Establecer este tipo de manuales puede ayudar a que las personas realicen menos consultas y conozcan la actitud de la dirección.

Departamentales

Recogen todas las políticas, reglas y detalles más sobresalientes de la estructura de la empresa y los correspondientes a cada departamento, como políticas, análisis de puestos, gráficas de procesos, etcétera.

Del empleado o de bienvenida

Sirven para orientar y dar a conocer al nuevo empleado un panorama amplio de la empresa en su conjunto. Por lo regular recogen la información más importante y de interés para los empleados al ingresar a la empresa.

De organización

Son como una explicación, ampliación y comentario de las cartas de la organización. Indican las políticas generales, puestos, jerarquías, líneas de autoridad, responsabilidades, funciones, organigrama, etcétera.

De procedimientos

Establecen de forma sistemática y cronológica los pasos para la realización de las actividades. Consideran los puestos y delimitación de responsabilidades. Suelen presentarse a través de diagramas de procedimientos o de flujo (representaciones gráficas para representar, analizar, mejorar o explicar un procedimiento). Son instrumentos de simplificación de los pasos que comprende un procedimiento.

De contenido múltiple

Como su nombre lo indica, pueden contener información de diversa índole.

De técnicas

Son contenido múltiple y contienen los principios y técnicas de una actividad en especial.

De personal

También llamados manuales del empleado, se elaboran para los supervisores, el personal en general o de un departamento. En ellos se establecen, por ejemplo, prestaciones, servicios, reglamento, etcétera.

De puestos

Describen las funciones y procedimientos de un puesto en particular.

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