Los procedimientos establecen el orden cronológico y la secuencia de actividades a seguir en la realización de un trabajo repetitivo.

Para que cumplan con su finalidad, deben desarrollarse siguiendo los objetivos y políticas de la organización; y, después de su implantación, deberán actualizarse mediante controles.

Gómez Ceja nos dice que pueden ser para producir o vender un artículo, o simplemente para realizar un trámite o prestar un servicio. Sin embargo, hay quienes confunden los procedimientos con las políticas.

Consideremos tres ejemplos para determinar sus diferencias:

La política de la compañía puede otorgar vacaciones a los empleados; y los procedimientos establecidos para implantar esta política se ocuparán de programar vacaciones, evitar desorden en el trabajo, establecer métodos y tarifas de pago de vacaciones, mantenimiento de registros para asegurarle a cada empleado sus vacaciones y descripción de los medios para aplicarlas.

Una compañía quizá tenga la política de embarcar pedidos con rapidez.

Particularmente en una empresa grande, serán necesarios procedimientos cuidadosos para asegurarse de que los pedidos se manejen de una manera específica.

Posiblemente la política de una compañía requiera que el departamento de relaciones públicas apruebe las declaraciones públicas de los empleados para implantar esta política. Los gerentes deben establecer procedimientos tendientes a obtener aprobación con el mínimo de molestias y de retrasos.

Importancia de los procedimientos en la administración:

A. Deben existir en toda la organización.

B. Son parte de los medios para alcanzar los objetivos organizacionales.

C. Ayudan a disminuir o a evitar la duplicidad de funciones.

D. Son guías para el personal, sobre todo el nuevo, ya que suelen aplicarse en actividades reiterativas.

E. Establecen claramente quién o qué área es la responsable.

F. Debido a que siguen un orden cronológico, permiten seguir paso a paso la realización de cada actividad.

G. Promueven la especialización y eficiencia en las funciones.

H. Ayudan al control.

Características de los procedimientos:

A. Son instrucciones a seguir.

B. Son específicos y detallados.

C. Indican qué proceso utilizar.

D. Son documentos formales (escritos).

E. Guardan equilibrio entre su estabilidad y flexibilidad.

F. Eliminan cuellos de botella.

G. Reducen el tiempo que se invierte en la realización de tareas.

H. Disminuyen la duplicidad de esfuerzos.

Para que la implantación de los procedimientos sea favorable, deben ser:

A. Acordes con la realidad.

B. De fácil interpretación.

C. Estables, para evitar confusiones al personal.

D. Representados gráficamente.

E. Revisados periódicamente y actualizarse.

F. Adecuados a las necesidades y funciones de cada departamento.

Pasos a seguir para el estudio de los procedimientos:

A. Selección de la actividad a realizar.

B. Registro de todos los datos relevantes relativos al procedimiento, a través de diagramas.

C. Análisis de los datos, teniendo siempre presentes las preguntas qué, cómo, quién, dónde, cuándo y por qué.

D. Desarrollo del procedimiento en función del objetivo de la organización.

E. Implantación, revisión y actualización del procedimiento.

F. Si es necesario, el personal que los va a aplicar debe someterse a capacitación.

A continuación, se presentan los tipos de procedimiento, de acuerdo con Joaquín Rodríguez Valencia.