Según Münch Galindo50, son nueve los principios generales de la organización, que a su vez se incluyen en la división del trabajo, departamentalización y jerarquización.

División del trabajo

Es la separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función con la mayor precisión y eficiencia, y el mínimo esfuerzo, dando lugar a la especialización y perfeccionamiento del trabajo51. Requiere que se organicen las diferentes actividades considerando al personal con que se cuenta y estableciendo lineamientos a seguir para mantener un orden en las decisiones.

La división del trabajo ayuda a que el personal comience a especializarse en sus funciones y rinda más. Sin embargo, tiene como desventaja que las tareas se mecanizan, por eso, aunque la especialización es buena, es necesario que el personal conozca un poco de las funciones de sus compañeros, si no, existe el riesgo de perder la visión del trabajo en conjunto dentro del objetivo general.

Departamentalización

Es el agrupamiento de las actividades en unidades similares, y se realiza mediante una división orgánica que permite a la unidad desempeñar eficientemente sus funciones.

Acciones en el proceso de departamentalizar:

A. Listar todas las funciones del organismo social.

B. Clasificarlas.

C. Agruparlas según su orden jerárquico.

D. Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas.

E. Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad y obligación entre funciones y puestos.

F. Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los departamentos.

G. El tamaño, exigencia y tipo de organización de un departamento deberán relacionarse con la magnitud y necesidades específicas del organismo, y de las funciones involucradas.

Como parte del proceso de departamentalización, también deben fijarse la autoridad, responsabilidad y obligación. Cuando a un individuo se le asignan responsabilidades, debe dársele asimismo cierto grado de autoridad para que pueda cumplirlas.

Proceso de diseño de la departamentalización

Retomando uno de los puntos anteriores sobre la departamentalización, es importante comentar que el proceso de diseño también es conocido como departamentalización y, según Münch Galindo, sigue un orden de acciones:

A. Establecer las funciones del ente social.

B. Clasificarlas.

C. Agruparlas de acuerdo con su nivel jerárquico.

D. Asignar las actividades a cada área agrupada.

E. Determinar las relaciones de autoridad, responsabilidad y obligación entre funciones y puestos.

F. Puntualizar las líneas de comunicación e interrelación entre cada departamento.

G. Diseñar el tamaño de un departamento según el tipo de organización, sus necesidades y funciones.

Jerarquización

Consiste en una cadena de mando. Es la disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado o importancia53. Los niveles jerárquicos están determinados por el grado de autoridad y responsabilidad que posee cada puesto, independientemente de la tarea que realicen.

La jerarquía se refleja en el organigrama: quienes se encuentran en la parte superior del mismo poseen mayor autoridad y, a medida que se desciende, ésta se reduce. Por ejemplo, el Sistema de Universidad Abierta está constituido por un primer nivel donde ubicamos al Jefe de la División; el segundo está formado por cuatro coordinaciones o departamentos: Operación Académica, Administración Escolar, Proyectos Educativos y Material Didáctico; el tercero está ocupado por los asistentes que pertenecen a cada coordinación, y así sucesivamente, hasta llegar al último nivel.

Los niveles jerárquicos deben ser los mínimos indispensables, y el tipo de autoridad (lineal, funcional o staff) de cada uno de ellos debe definirse perfectamente sin que haya confusiones.